Por que não gerenciar dados em planilhas no excel? Entenda mais!

Gerenciar dados com o Excel é fácil. Você cria uma nova planilha, faz seu trabalho, clica em salvar e compartilhar com a pessoa responsável pela próxima etapa.

Difícil mesmo é garantir que, ao final, com toda a operação envolvida, as informações estejam corretas. Mais difícil ainda é consolidar um número de planilhas que não para de crescer conforme seu negócio ganha escala.

Definitivamente, o Excel não é o sistema mais recomendado quando se trata do gerenciamento integrado e seguro de dados. Sobre isso vamos refletir ao longo deste artigo. Continue lendo para entender!

Por que ainda há tantos empreendedores que usam o Excel para gerenciar dados?

O Excel é um excelente software. Ele serve para fins de relatórios, gráficos, execução de análises básicas, etc. No entanto, ele não é construído para servir como um sistema de registro ou um repositório central para gerenciar dados e negócios complexos onde várias pessoas executam diversas tarefas.

E isso tem uma razão: o Excel não foi criado para gerenciar todo o negócio. Com o tempo, os empreendedores acabam por se deparar com diversos problemas. Entre eles, destacam-se:

  • acompanhar o histórico de alterações dá bastante trabalho e gasta tempo;
  • os erros de um usuário podem colocar toda a operação em perigo;
  • não há integração das informações, uma vez que cada usuário pode operar as planilhas em seu tempo;
  • é difícil controlar a qualidade dos dados imputados, processados e alterados.

Agora, por que ainda há tantos empreendedores usando o Excel para gerenciar dados? A resposta imediata a essa pergunta pode ser: adquirir soluções integradas de gestão empresarial custa um pouco mais e pequenos e médios negócios tendem a ser mais reticentes a investir em tecnologia.

Normalmente, os empreendedores só olham para o problema quando perdem dados importantes, quando têm a segurança das informações de seus negócios em risco ou quando não conseguem mais controlar suas operações de maneira eficiente.

Ou seja, eles percebem que o Excel não lhes atende quando enfrentam sérios problemas, o que é totalmente inadmissível no concorrido e incerto mercado atual.

Quais são as razões que demonstram que não é recomendado gerenciar dados com o Excel?

Confira a seguir uma série de razões pelas quais seguir utilizando o Excel para gerenciar dados não é uma boa escolha!

Falhas na segurança

São muitas as ocorrências relacionadas à segurança da informação

que podem acontecer quando o Excel é a principal aplicação usada para gerenciar dados. Entre elas, as mais preocupantes são:

  • qualquer um pode alterar os dados;
  • digitação errada pode alterar a veracidade dos números;
  • alguém pode passar uma hora trabalhando e, ao sair, não salvar as informações;
  • copiar uma planilha e enviá-la a uma pessoa não autorizada é muito fácil.

Dificuldades na integração dos dados

Com muitas planilhas sendo criadas pelos profissionais de diferentes áreas da empresa, é praticamente impossível consolidar as informações e analisá-las com a rapidez exigida hoje nos negócios.

Normalmente, as empresas que ainda operam com Excel precisam dispor de uma equipe totalmente dedicada à consolidação das informações, o que acaba tornando os custos operacionais mais altos.

Difícil acesso às informações para tomada de decisões

Trabalhando somente com o Excel para gerenciar dados, a empresa também não facilita as tomadas de decisão dos seus gestores. Isso porque eles precisam solicitar aos responsáveis cada vez que querem ver os números mais atualizados, o que gera lentidão operacional, entre outros problemas.

Não ter a certeza de que se está trabalhando com os números mais atualizados também dificulta as decisões de negócios. Com o tempo, os gestores se tornam mais lentos e podem perder excelentes oportunidades de negociações e ajustes processuais.

Impossibilidade de acesso remoto

As planilhas de Excel também não podem ser acompanhadas em tempo real via dispositivos móveis, ao menos que sejam enviadas por e-mail ou algum serviço de transferência de arquivos.

Assim, um gestor que viaja para uma reunião vai precisar solicitar às pessoas responsáveis o envio dos arquivos via telefone, por exemplo. A inoperância desse processo dificulta o trabalho e pode passar uma imagem de pouca sofisticação para o mercado.

Empecilhos para a criação de uma cultura analítica

Por fim, uma forte razão para não usar o Excel como a principal aplicação para gerenciar dados é que ele dificulta a criação de uma cultura analítica no negócio.

Em outras palavras, esse sistema torna a análise crítica dos dados tão complexa, demorada e trabalhosa que os profissionais não se habituam a amparar suas decisões e ideias em informações reais.

Hoje há todo um consenso no mundo empresarial de que é preciso analisar dados e amparar estratégias nessas análises. E isso precisa fazer parte da cultura corporativa, ou seja, precisa permear todos os processos e contemplar todas as pessoas.

A cultura analítica está muito ligada à transformação digital, o que, definitivamente, não tem o Excel como um sistema central no gerenciamento de dados.

Que tal substituir o Excel por um sistema integrado de gestão empresarial?

Você deve estar se perguntando: mas que sistema eu uso para substituir o Excel? A resposta é uma só: um software integrado de gestão empresarial, mais conhecido como ERP.

Um software ERP é composto por ferramentas poderosas e estratégicas de gerenciamento de processos de negócios que podem ser usadas para controlar informações dentro da organização.

Embora todas as empresas e organizações que operam hoje sejam diferentes, todas enfrentam um desafio comum: permanecerem competitivas no ambiente de negócios atual. Para isso, elas precisam de uma maneira confiável e eficiente de armazenar e acessar informações, ou seja, de gerenciar dados.

É isso que um bom ERP faz. Ele centraliza todo esse gerenciamento de dados ao mesmo tempo em que contempla todos os processos por meio de módulos e funcionalidades que criam sequências lógicas de atividades.

Dessa forma, toda vez que os gestores precisarem gerar relatórios, eles só recorrem ao sistema e obtém as informações mais atualizadas, de maneira totalmente integrada, ou seja, sem a necessidade de pedir que cada departamento envie suas planilhas.

A boa notícia é que não é preciso gastar muito dinheiro na aquisição de um ERP. Hoje, com a computação em nuvem, é possível adquiri-lo e utilizá-lo como um serviço, via internet.

Como você viu, o Excel não é aconselhável quando se quer gerenciar dados de maneira estratégica. Ele pode servir para atividades pontuais, mas não fornece a integração necessária para a complexidade gerencial necessária no mercado atual. A melhor escolha é sempre contar com um bom ERP.

Que tal, você ainda precisa gerenciar dados com o Excel? O que achou da reflexão que trouxemos neste texto? Se gostou, compartilhe nas redes sociais para que mais pessoas tenham acesso a ele!

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