Nota fiscal eletrônica: esclareça agora suas principais dúvidas

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi instituída por um projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) em janeiro de 2007. Ela surgiu para substituir a tradicional nota fiscal expedida em papel. Esse documento fiscal digital também faz o controle de tributação referente à comercialização de produtos e serviços pela empresa, assim como a antiga nota. 

A NF-e assegura praticidade e agilidade devido ao fato de que tudo pode ser feito de forma online de onde a pessoa estiver. Quando o assunto é nota fiscal, geralmente, surgem muitas dúvidas e, às vezes, até dor de cabeça. Todavia, vale lembrar que sua emissão é obrigação de quase todos os gestores, tanto para os que fazem venda física quanto venda online.

Por isso, vamos tratar de algumas vantagens da nota fiscal eletrônica, a fim de esclarecer todas as suas dúvidas. Confira!

Redução de custos

A versão digital da nota faz com que não seja preciso ter custos com papel, impressão e armazenamento, elementos que produzem grande economia para a organização. Além disso, não é necessário ter uma pessoa especificamente para realizar a emissão da nota fiscal, visto que esse trabalho será feito pelo software de NF-e, além do eNotas.

Logo, os custos com contratação de pessoal, que normalmente são muito altos, diminuem. Por meio desse processo automatizado, o próprio sistema envia os documentos para os consumidores no instante em que você desejar, antes ou depois da garantia incondicional. 

Dessa forma, é possível investir em outras áreas que precisam de mais atenção, como qualificação de leads, marketing de conteúdo, e-mail marketing e muito mais.

Otimização do tempo

Devido ao excesso de dados e informações a que as empresas precisam ter acesso, otimizar o tempo necessário para achá-las exprime ganho na eficiência e na produtividade. Só é preciso se logar no sistema e buscar exatamente o que você precisa, para encontrar informações fiscais do seu negócio. Muito bom, não é mesmo?

Pelo fato de não ser mais necessário  ir até um arquivo morto para localizar uma nota, por exemplo, essa vantagem vem sendo bastante valorizada pelas organizações.

Aumento da produtividade 

O fato é que a nota fiscal eletrônica ajuda muito na otimização da produtividade da sua empresa. O processo fica muito mais fácil e rápido devido ao fato de não se precisar emitir esse documento de forma manual, pois tudo é feito pela internet. Além disso, é possível que a emissão de NF-e seja automatizada.

Afinal de contas, mesmo usando o modelo eletrônico, a verdade é que essa tarefa é ainda bem burocrática. Isso se deve ao fato de que as nossas leis fiscais e tributárias são as mais complexas do mundo. Logo, se esse processo ficar sempre no “piloto automático”, usando um emissor especializado, é possível usar o seu tempo em favor de estratégias para ajudar a empresa a crescer e ainda se manter legalizada.

Assim, não será necessário lidar com as adversidades e instabilidades nos sistemas da Sefaz e nos sites das prefeituras, que infelizmente são uma constante. É incrível, mas, até uma cidade bem estruturada, como São Paulo, já chegou a ficar com o sistema fora do ar por mais de 24 horas. Isso acontece com frequência e pode fazer que você perca a data de emissão da sua nota e depois tenha que pagar juros e multas.

Agilidade na logística

nota fiscal auxilia no controle de circulação de bens e serviços objetivando a tributação. Portanto, todos os processos relacionados à carga, descarga e armazenagem de produtos eram fiscalizados para a emissão da nota.

Todas essas informações são efetuadas antecipadamente com a NF-e, apressando e agilizando os processos de logística que abrangem o deslocamento de produtos.

Do mesmo modo, o tempo que os caminhões ficam parados em postos de fronteira também é reduzido, visto que todos os dados referentes à circulação já foram informados.

Melhora na gestão financeira

Com a nota fiscal eletrônica, a burocracia, tão exigida na gestão financeira, é simplificada. Para que funcione perfeitamente precisa somente do engajamento de todos os envolvidos no processo, a fim de que os passos sejam feitos de maneira segura. Isso traz um grande conforto, além de otimizar os processos utilizados para armazenar e gerenciar os dados, o que causa enorme facilidade no intercâmbio de informações.

Além disso, é possível controlar de forma muito mais fácil a escrituração contábil tendo como referências as notas fiscais enviadas e recebidas, arquivando os Danfes por e-mail e encaminhando sua cópia diretamente para a contabilidade. 

Faturamento centralizado

A NF-e auxilia muito no controle do faturamento de empresas que têm filiais,  já que é possível fazê-lo de maneira mais centralizada. Em outras palavras, não é preciso ter muitos colaboradores para ter uma administração eficiente de todas as filiais de um empreendimento.

Agilidade na administração contábil

Com o uso da versão eletrônica, a organização consegue ter mais facilidade para armazenar e gerenciar todas as informações contábeis. É muito importante lembrar que todas as obrigações fiscais referentes à escrituração contábil se mantêm, todavia, com a implantação de todo o sistema que faz parte da NF-e.

Além disso, a tendência é que essas obrigações sejam substituídas e até mesmo excluídas ao se englobar o Sistema Público de Escrituração Digital. Ao entregar um produto ou serviço em troca de pagamento, a organização fica sujeita ao recolhimento do ICMS e outros impostos, dado que a nota fiscal é o documento que especifica os valores da operação para que ocorra a tributação.

Por fim, a nota fiscal eletrônica é essencial para todos os tipos de empresa que queiram estar em dia com suas obrigações fiscais e não têm tempo de fazer esse processo manualmente. Ao automatizar a sua emissão, é possível dar mais atenção a fatores que realmente fazem a diferença para o seu negócio. 

Os benefícios são inúmeros, como vimos, e além disso a NFe melhora o controle fiscal e reduz a sonegação das empresas. É importante lembrar que o auxílio de um software pode fazer toda a diferença para agilizar o processo. 

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